Księga przychodów i rozchodów – co to jest?

Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to nic innego, jak księgowa ewidencja najważniejszych obrotów finansowych, które są przedsięwzięte w naszej firmie. Wszelkie dokonywane operacje pieniężne opisywane są w księdze przychodów i rozchodów w sposób uproszczony i klarowny tak, aby była jak najbardziej czytelna oraz użyteczna. W opisywanej księdze odnotowuje się najistotniejsze przychody pochodzące ze sprzedaży produktów i usług, a także przychody, które można uznać za poboczne. Ponadto w KPiR zapisuje się także informacje odnoszące się do zakupu wszelkich towarów handlowych i niezbędnych z punktu widzenia prowadzenia firmy. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów znajdą się też wszystkie wydatki poniesione przez firmę na wynagrodzenia pracowników notowane w każdej formie (pieniężnej oraz niepieniężnej). Jeżeli firma lokuje jakiekolwiek inne nakłady pieniężne ściśle sprzężone z prowadzeniem działalności gospodarczej, to powinny się one znaleźć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Kto i w jakim celu zajmuje się prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów?

Na wstępie warto zaznaczyć, że prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) jest uproszczonym, a nie pełnym prowadzeniem księgowości. Prowadzenie pełnej księgowości opiera się na dokumentowaniu pełnych ksiąg rachunkowych, pierwsza referowana tu opcja stanowi zaś księgowanie zawężone. Kto zatem ma obowiązek prowadzenia KPiR? Księga przychodów i rozchodów będzie korzystna dla osób spełniających następujące trzy warunki:

• rozliczanie podatków w skali podatkowej obejmującej 12% i 32% stawki, bądź liniowo, gdzie podatek oblicza się liniowo według stawki 19%;
• prowadzenie własnej działalności gospodarczej albo: – działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej osób fizycznych, – działalności gospodarczej w formie spółki partnerskiej, – działalności gospodarczej w formie przedsiębiorstwa w spadku.
• uzyskanie z funkcjonowania działalności gospodarczej bądź przychodów spółki dochodów w kwocie netto nieprzekraczającej 9 654 000 zł.

Należy zaznaczyć, że wszystkie powyżej wymienione przypadki dotyczą osób fizycznych, które osiągają dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej, a więc nie są opodatkowane ryczałtem.

Cel prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów jest prowadzona po to, aby móc w sprawny sposób dokonać zobowiązań podatkowych, co stanowi główny cel utworzenia opisywanego dokumentu. Ponadto księga przychodów i rozchodów gwarantuje zachowanie przejrzystości zapisów dotyczących dysponowanym w firmie budżetem, a także wspomaga wówczas, gdy trzeba naliczyć wszelkie ulgi, jakie przysługują naszej firmie.

Kiedy założyć księgi rozchodów i przychodów?

Zakres prowadzenia oraz rozliczania podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544), który dokładnie opisuje wszystkie zasady prowadzenia księgi przychodów. Omawia on kwestie konieczności założenia tej księgi od początku każdego roku kalendarzowego, a mianowicie od 1 stycznia roku podatkowego lub, jeśli księga została założona w ciągu roku, od rzeczywistego dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego. Dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej powinien być również dniem założenia księgi. Warto nadmienić, że księgę przychodów i rozchodów często prowadzi się równocześnie z wypełnianiem ewidencji sprzedaży, a w przypadku dysponowania działalnością kantorową – również z ewidencją kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Gdzie powinna być zgłoszona prowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów?

Księgę po utworzeniu należy niezwłocznie zapisać w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wszelkie sprawy związane z regulowaniem spraw dotyczących prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinno się zgłaszać do naczelnika Urzędu Skarbowego. To właśnie tego urzędnika informuje się o zapisywaniu istotnych kwestii związanych z firmą w KPiR, obejmujących m.in. informacje o rozmiarze i rodzaju prowadzonej działalności. Warto nadmienić, że na chwilę obecną ta opcja jest fakultatywna, co oznacza, iż możemy, lecz nie jesteśmy zobligowani dokonać wspomnianego zgłoszenia.

Jakie są formy prowadzenia podatkowej księgi przychodów?

Podstawową formą prowadzenia KPiR jest wersja standardowa, czyli arkusz zawierający tabelę do uzupełnienia. Uzupełnioną tabelę możemy z powodzeniem włożyć w „koszulkę”, dopinając do reszty niezbędnej dokumentacji. Biorąc pod uwagę nieustannie rosnący postęp technologiczny, coraz częściej szefowie firm decydują się na to, aby prowadzić księgę przychodów ewidencjonowanych w formie elektronicznej. Wówczas niezbędne okaże się stosowanie programu komputerowego. Nierzadko prowadzenie KPiR zleca się biuru rachunkowemu – podatnik nie chcąc samodzielnie prowadzić księgi, zleca regularne przygotowanie KPiR biuru rachunkowemu, a wówczas konieczna okazuje się być również ewidencja sprzedaży.

Jakie informacje zawiera księga przychodów i rozchodów?

Podatkową księgę przychodów zakładamy po to, aby ułatwić sobie pracę i posiadać czytelne, rzetelnie wykonane, dzienne zestawienia dowodów, stanowiące dowody księgowe, figurujące jako podstawy opodatkowania środków finansowych, jakie przepływają w naszej firmie. Tak, jak zostało wcześniej wspomniane, w sprawie prowadzenia KPiR możemy działać sami i w księdze przychodów uzupełniać właściwe rubryki, jednakże obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów bez problemu można przenieść na biuro rachunkowe. Od momentu, gdy ogłosisz rozpoczęcie działalności gospodarczej, jesteś zobligowany dokonywać ewidencji przychodów, ponoszonych kosztów, pilnować ewidencji kupna, mieć na uwadze ewidencję sprzedaży towarów, a także dbać o to, aby treść dokonywanych zapisów była zgodna z prawdą, jak również czytelna. W sprawie prowadzenia KPiR należy wiedzieć, że omawiany dokument powinien być prowadzony w porządku chronologicznym tak, aby w przyszłości ułatwić obliczającemu podatek dochodowy łatwy dostęp do niezbędnych źródeł. Niewątpliwą zaletą ksiąg przychodów jest ich forma – przejrzysta tabela, posiadająca 17 kolumn do uzupełnienia, zakładająca odnotowywanie wyłącznie najważniejszych informacji, do których zalicza się między innymi kwestie ewidencji środków trwałych, a więc wartości niematerialnych oraz prawnych:

• opis zdarzenia gospodarczego – krótki i zwięzły opis dotyczący tego, jaka okoliczność wpłynęła na podjęcie wydatku bądź otrzymanie przychodu (kto, kiedy i w jaki sposób uczestniczył w wydarzeniu finansowym);
• przychód – uwzględniający wartość sprzedanych towarów oraz usług, a także pozostałe przychody;
• zakup oraz koszty uboczne zakupu – informacja o wydanych pieniądzach, jak również o wszystkich okolicznościach, które zwiększyły wydatki, np. transport, załadunek, ubezpieczenia ludzi i towarów (czyli dowody księgowe, a więc dowody opłat, m.in.: faktury VAT, paragony, raporty fiskalne, dowody opłat pocztowych, dowody opłat bankowych, rachunki).
• wydatki – wszelkie koszty, jakie firma poniosła zarówno w gotówce, jak i naturze przez wzgląd m.in. na utrzymanie pracowników, lokalu i firmy (wszelkiego rodzaju opłaty związane z użytkowaniem lokalu, czy ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe pracowników);
• koszty działalności badawczo-rozwojowej – tu miejsce na adnotację mają wszelkie zakupione pomoce, które umożliwiają firmie przedsięwziąć samorozwój pracowników, podejmowany w celu ulepszenia zasobu wiedzy, środków oraz unowocześnionych możliwości pracy w firmie, zgodny z najnowocześniejszymi trendami nauki.

Na czym polega rzetelność i niewadliwość księgi przychodów i rozchodów?

W założeniu prawnym, aby w księdze przychodów i rozchodów wszystkie kwestie były wypełnione właściwie, należy dopilnować, żeby była ona prowadzona rzetelnie oraz niewadliwie. Oznacza to, że księgę przychodów i rozchodów trzeba uzupełniać zgodnie z zawartym niej schematem, notując w niej tylko te informacje, które są prawdziwe. W kwestiach prowadzenia księgi przychodów i dochodów zakłada się dopuszczenie maksymalnego błędu w postaci 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy.

Gdzie i w jaki sposób przechowuje się KPiR?

Przepisy prawne określające zasady oraz sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych ściśle normuje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544), w którym czytamy, że księga ta ma znaleźć się na stałe w miejscu wykonywania działalności bądź w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a gdyby zadanie prowadzenia księgi spoczęło na barkach biura rachunkowego, to wówczas w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro. Przechowywanie księgi przychodów nie wymaga zatem żadnych dodatkowych, specjalnych działań. W przypadku zaistnienia dokonywania przerzutów towarów handlowych oraz materiałów podstawowych, z których w danym momencie korzysta firma, pomiędzy zakładami będącymi w posiadaniu tego samego podatnika, podatnik musi te przerzuty (nazwane „dowodami przesunięć”, stanowiącymi dowody wewnętrzne) sporządzić w dwóch egzemplarzach i przechowywać w obu wskazanych miejscach. Jeżeli zaś podatnik posiada jedną, wielozakładową ksiegę, to wówczas dowody przesunięć nie są odnotowywane i nie ma potrzeby notowania dwóch ksiąg przychodów jednocześnie.

Jakich informacji nie trzeba odnotowywać w KPiR?

Księga przychodów i rozchodów zakłada zapisywanie w niej najważniejszych z punktu prawnego przedsięwzięć podatkowych, do których nie należy wiele z podejmowanych przez prowadzącego firmę, działań. Nie wymagają one odnotowywania ich w księdze, a należą do nich:

• jednorazowa pomoc – w KPiR nie zapisujemy informacji odnoszących się do otrzymania jednorazowej  pomocy finansowej, której celem jest wsparcie działalności gospodarczej na starcie jej funkcjonowania;
• koszty inwestycji w trakcie jej realizacji – rozpoczęcie inwestycji, prowadzącej do powstania środka trwałego, generującego wartość przekraczającą 10 000 zł, nie musi być wpisywany do KPiR;
• obrót opakowaniami zwrotnymi – nie notujemy go w księdze wówczas, gdy opakowania zwrotne wydawane są podatnikowi za kaucją, co świadczy o tym, że nie podlegają jego własności;
• zaliczki ­– nie jesteśmy zobligowani do wpisywania ich wartości do KPiR, ponieważ kwoty zaliczek nie należą do kwot będących w obrotach finansowych, podlegających opodatkowaniu.

Podsumowując przedstawioną powyżej wiedzę, dostrzegamy, że prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest formą uproszczonej księgowości i zaledwie przypomina prowadzenie pełnej księgowości. Prowadzić KPiR może księgowość firmy bądź możemy zlecić notowanie KPiR biuru rachunkowemu, które poprowadzi naszą dokumentację. Wbrew pozorom, aby założyć księgę przychodów i rozchodów nie trzeba wielce zaangażowanych oraz skomplikowanych działań, lecz ewidencja środków trwałych jest przedsięwzięciem obligatoryjnym, a więc nieuniknionym. Z perspektywy podatnika niezmiernie ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej, a także rozliczanie się z podatku w Urzędzie Skarbowym.