Analiza SWOT- co to jest, do czego służy?

Analiza SWOT to kluczowe narzędzie niezbędne do analizowania informacji oraz planowania strategii działania opartej na mocnych stronach przedsiębiorstwa. Analiza ta pomaga określić unikalne cechy oraz wyzwania związane z konkretnym projektem, umożliwia spojrzenie z innej perspektywy na cały proces, identyfikację obszarów wymagających poprawy, czy wykorzystaniu mocnych stron, aby zwiększyć swoje szanse na rynku. Z tego artykułu dowiecie się:

• Czym jest definicja i elementy analizy SWOT?
• Jakie są etapy analizy SWOT?
• Jakie są mocne i słabe strony analizy SWOT?
• Jak przeprowadzić analizę SWOT na podstawie przydatnych wskazówek?
• Dlaczego warto wykorzystać analizę SWOT w swoim przedsiębiorstwie?

W naszym artykule przybliżymy wam pojęcie analizy SWOT oraz pokażemy, jak możecie wykorzystać ją do własnych celów, by móc podejmować bardziej świadome i strategiczne decyzje biznesowe, które przyczynią się do rozwinięcia waszej firmy lub organizacji.

Definicja i elementy analizy SWOT

Analiza SWOT to narzędzie strategiczne wykorzystywane do oceny aktualnej sytuacji danej organizacji oraz planowania jej przyszłych działań biznesowych. Skrót ten pochodzi od angielskich słów

• Strengths (Mocne strony),
• Weaknesses (Słabe strony),
• Opportunities (Szanse)
• Threats (Zagrożenia)

i polega na wykorzystaniu mocnych stron, eliminacji słabych stron, wykorzystywaniu szans oraz minimalizacji zagrożeń, które możemy napotkać na swojej drodze

Etapy analizy SWOT

• Mocne strony (Strengths)- czyli wewnętrzne cechy firmy lub organizacji, lub aktywa, które przyczyniają się do jej przewagi konkurencyjnej. Mogą to być wybitne, unikalne umiejętności zespołu, zdolność utrzymania dobrych relacji z klientami, wykorzystywanie nowoczesnych, zaawansowanych technologii, zaangażowanie pracowników, czy silny wizerunek marki.
• Słabe strony (Weaknesses)- wszelkie ograniczenia oraz braki, które mogą hamować firmę w osiągnięciu jej celów. Zaliczamy do nich słabą strukturę organizacji, niewydolność procesów, przestarzałą technologię, braki w umiejętnościach pracowników oraz niskie zasoby finansowe na rozwój.
• Szanse (Opportunities)- zewnętrzne czynniki, które firma może wykorzystać do osiągnięcia zamierzonych celów. Są to zmiany rynkowe, najnowsze trendy, rosnące zapotrzebowanie na dane produkty lub usługi, luki w ofertach konkurencji, czy możliwość nawiązania nowych, korzystnych współpracy.
• Zagrożenia (Threats)- zewnętrzne czynniki, które mogą negatywnie wpłynąć na firmę, a ich wczesne wykrycie pozwala na zmniejszenie ryzyka i utrzymanie stabilności firmy. Wśród nich możemy wymienić niekorzystne zmiany gospodarcze, polityczne lub społeczne, zmiany w przepisach prawnych, rosnąca konkurencja, a także niekorzystne trendy rynkowe.

Mocne i słabe strony analizy SWOT

Analiza strategiczna przedsiębiorstwa SWOT jak każdy proces posiada swoje mocne i słabe strony, które powinniśmy znać, by móc wykorzystać je w działaniach biznesowych naszej firmy. Wiedza ta jest kluczowa, gdy chcemy stworzyć skuteczną strategię, mającą na celu ulepszenie całego przedsiębiorstwa.

Mocne strony analizy SWOT

• Pozwala znaleźć słabe strony- dzięki analizie SWOT jesteśmy w stanie trafnie określić wszelkie niedociągnięcia oraz obszary, nad którymi musimy popracować, ponieważ blokują one dalszy rozwój firmy lub organizacji. Dzięki analizie jesteśmy w stanie w porę wykryć obszary wymagające dopracowania, a następnie wprowadzić szereg zmian, które posłużą ich eliminacji lub polepszeniu procesu na danej płaszczyźnie.
• Umożliwia skuteczne planowanie- wykorzystanie analizy SWOT daje możliwość stworzenia ukierunkowanych i skutecznych planów rozwoju, a także ocenę bieżącej strategii poprzez przyjrzenie się jej słabym i mocnym stronom. Umożliwia to szybkie i skuteczne wprowadzenie zmian, wszędzie tam, gdzie jest to konieczne.
• Może być stosowana na różne sposoby- analiza SWOT posiada szerokie zastosowanie i może być wykorzystywana w procesie wprowadzenia nowego produktu, oceny projektów, a nawet nowych potencjalnych pracowników. Wszechstronność analizy pozwala na dostosowanie jej do swoich potrzeb, celów organizacji, czy projektów.
• Pomaga firmie odkryć jej potencjał- SWOT pomaga w znalezieniu konkretnych obszarów, które mogą przynieść korzyści firmie, a znaczna ilość danych pomaga w stałym monitorowaniu postępów w osiąganiu zamierzonych celów.
• Zapewnia kontrolę nad zagrożeniami- w sytuacji, gdy firma jest świadoma zagrożeń, na jakie jest narażona, można wprowadzić działania, które zminimalizują ich ryzyko. Co więcej, dzięki analizie SWOT zyskujemy możliwość przewidywania potencjalnych zagrożeń przedsiębiorstwa i wcześniejsze zapobiegnięcie im.

Słabe strony analizy SWOT

• Uproszczenie procesu analizy- zdarza się, że nie sposób ulokować analizowanego czynnika w jeden z czterech elementów, ponieważ jednocześnie pasuje on do dwóch z nich (np. lokalizacja siedziby firmy w prestiżowym budynku w centrum miasta może być zarówno szansą z uwagi na prestiż, jak i zagrożeniem poprzez koszty).
• Zmniejszenie zdolności do określania wpływu- analiza SWOT nie zawsze pozwala na dokładne określenie czynników, które pozytywnie lub negatywnie wpływają na rozwój firmy. Taka sytuacja może prowadzić do niedoszacowania wpływu poszczególnych czynników na działalność i wprawić w zakłopotanie.
• Subiektywny punkt widzenia- w przypadku analizy SWOT mogą wystąpić pewne ograniczenia, które mogą różnić się od siebie w zależności od indywidualnych odczuć analityków. Jedna osoba przeprowadzająca analizę może uznać dany czynnik za korzystny, kiedy inna może stwierdzić, że przyniesie on straty. Niezgodne zdania mogą wprowadzić chaos i utrudnić podjęcie decyzji odnośnie tego, który czynnik przyniesie więcej korzyści dla firmy bądź organizacji.

Jak przeprowadzić analizę SWOT?- przydatne wskazówki

Aby skutecznie przeprowadzić analizę SWOT, należy dokładnie poznać każdy element jej analizy, tak by można było prawidłowo pogrupować każdy z nich. Ważne, aby firma znała różnice między zagrożeniami a słabościami i potrafiła je rozgraniczyć. Każdy z elementów powinien mieć ustalone priorytety, w celu ustalenia wpływu poszczególnych z nich na firmę. Pozwoli to zidentyfikować najważniejsze kwestie, na których powinniśmy skupić się w pierwszej kolejności. Cały zespół pracujący na sukces firmy powinien być zapoznany z procesem i każdy członek powinien wyrazić swoje zdanie na temat czynników zewnętrznych i wewnętrznych wpływających na organizację, pomoże to uzyskać jak najbardziej kompleksowe dane, które będą przydatne do ustalenia wszelkich zagrożeń, czy słabości. Analiza SWOT powinna być przeprowadzona przez odpowiednią osobę, w mniejszych firmach może to być wyznaczony kompetentny pracownik albo lider zespołu, natomiast w przypadku większych firm niezbędny może okazać się zewnętrzny analityk, który będzie w stanie obsłużyć znaczną ilość danych, a wyniki analizy będą bezstronne. Bez względu na to, kto przeprowadza analizę SWOT, powinna być ona stosunkowo prosta, by nie tylko ułatwić zadanie osobie przeprowadzającej ją, ale również po to, by ilość danych nie wprowadziła chaosu i nieporozumień.

Dlaczego warto wykorzystać analizę SWOT w swoim przedsiębiorstwie?

Analiza SWOT może przynieść szereg korzyści przedsiębiorstwu, wśród których możemy wymienić:

• Zrozumienie sytuacji- analiza SWOT umożliwia zrozumienie aktualnej sytuacji, w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo. Dzięki niej mamy możliwość określić mocne i słabe strony firmy, a także oszacować szanse i zagrożenia zewnętrzne i wewnętrzne, które mogą mieć znaczny wpływ na jej sukces.
• Planowanie strategiczne- wszelkie działania strategiczne (np. program lojalnościowy) pozwalają sprecyzować cele i priorytety, dzięki którym mamy możliwość dokładnie zaplanować strategię na przyszłość poprzez wprowadzanie konkretnych działań, by usprawnić funkcjonowanie firmy.
• Identyfikacja problemów- przeprowadzenie analizy SWOT pomaga w zidentyfikowaniu problemów i wyzwań, które mogą stać na przeszkodzie dalszego rozwoju organizacji. Analiza ta jest kluczowym krokiem do znalezienia i rozwiązania ich.
• Optymalizacja zasobów- dzięki analizie SWOT możemy znacznie lepiej wykorzystać zasoby oraz fundusze firmy bądź organizacji, skupiając je jedynie na mocnych stronach oraz szansach, które mogą przynieść znaczny zysk.
• Ryzyko oraz zarządzanie zagrożeniami- pozwala zdefiniować przykładowe zagrożenia i ryzyko, co umożliwia firmie opracowanie strategii, która pozwoli zminimalizować ryzyko i przygotować strategię do potencjalnych zagrożeń.
• Dostosowanie do zmian- analiza SWOT umożliwia firmie dostosowanie się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego i rynkowego i przygotowanie jej na różne ewentualności.
• Komunikacja i zaangażowanie- dzięki sprawnej komunikacji pracowników wewnątrz organizacji mamy możliwość zaznajomienia ich z mocnymi stronami oraz celami firmy, co przyczynia się do zwiększenia ich zaangażowania w działania firmy. Pracownicy, którym przyświeca ten sam cel i rozumieją go, znacznie bardziej angażują się w wewnętrzny rozwój organizacji.
• Podnoszenie efektywności- analiza SWOT umożliwia podejmowanie bardziej efektywnych działań, skoncentrowanych jedynie na obszarach, które mają na celu dążenie do sukcesu.
• Monitorowanie postępów- jedynie regularne monitorowanie postępów firmy pozwala na ciągłe wprowadzanie zmian, w celu doskonalenia procesu. Biorąc pod uwagę to, że biznes to dynamiczna branża, należy wciąż dostosowywać działania firmy do zmieniających warunków, które umożliwią osiągnięcie sukcesu poprzez podejmowanie świadomych kroków.

Analiza SWOT to potężne narzędzie stosowane w biznesie, którego zadaniem jest pomoc firmom w zrozumieniu ich słabych i mocnych stron, a także odkryć szanse i zagrożenia. Jest to podstawa przy tworzeniu strategii, która ma znaczny wpływ na podejmowanie ważnych decyzji biznesowych. SWOT pozwala firmie zauważyć, a następnie wykorzystać atuty oraz szanse, rozwiązywać problemy oraz minimalizować ryzyko. Prawidłowo przeprowadzona analiza SWOT może przynieść firmie wiele korzyści, od osiągnięcia trwałej przewagi na tle konkurencji, po osiągnięcie sukcesu w swojej branży.